Vanaf 1 januari 2026 wordt het verplicht voor bijna alle transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken. Deze verschuiving naar elektronische facturering markeert een belangrijke stap in de modernisering en digitalisering van administratieve processen in België. Dit artikel biedt een overzicht van de nieuwe regelgeving en de implicaties voor bedrijven.
Wat houdt de verplichting in?
Vanaf 2026 moeten btw-plichtige ondernemingen in België gestructureerde elektronische facturen gebruiken voor hun transacties met andere btw-plichtige ondernemingen. Dit betekent dat alle facturen in een specifiek, gestandaardiseerd digitaal formaat moeten worden verstuurd, wat de verwerking, opslag en uitwisseling van facturen vereenvoudigt. Het gebruik van gestructureerde elektronische facturen zorgt voor een hogere efficiëntie en vermindert de kans op fouten die vaak voorkomen bij papieren facturen.
Uitzonderingen op de verplichting
Er zijn enkele uitzonderingen op de verplichting om gestructureerde elektronische facturen te verzenden:
- Gefailliteerde btw-plichtigen: Ondernemingen die failliet zijn verklaard, zijn niet verplicht om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken.
- Vrijgestelde handelingen: Ondernemingen die enkel handelingen verrichten die vrijgesteld zijn op basis van artikel 44 van het Btw-Wetboek hoeven geen gestructureerde elektronische facturen te verzenden.
- Niet in België gevestigde btw-plichtigen: Btw-plichtigen zonder vaste inrichting in België zijn vrijgesteld van deze verplichting.
- Forfaitaire btw-plichtigen: Deze regeling, die tot 1 januari 2028 zal bestaan, maakt gebruik van een forfaitair btw-systeem. Forfaitaire btw-plichtigen zijn voorlopig uitgesloten van de verplichting.
Daarnaast zijn er beperkingen voor de ontvangst van gestructureerde elektronische facturen:
- Ondernemingen die alleen handelingen verrichten die door artikel 44 van het Btw-Wetboek zijn vrijgesteld, hoeven geen gestructureerde elektronische facturen te ontvangen.
Facturering aan openbare overheden
Voor facturering aan openbare overheden (B2G) is de elektronische facturering sinds 1 maart 2024 verplicht voor contracten met een waarde van 3.000 euro of meer, exclusief btw. Deze regel geldt ook voor federale aanbestedende overheden die sinds die datum elektronische facturen moeten accepteren voor bedragen onder de 3.000 euro. U kunt meer informatie vinden in het Koninklijk Besluit ‘Borgtocht en Elektronische Facturering’.
Tijdsbestek en overgangsperiode
Tot en met 31 december 2025 is het nog mogelijk om zowel elektronische als papieren facturen te gebruiken, mits de ontvanger ermee akkoord gaat. Vanaf 1 januari 2026 zal echter de gestructureerde elektronische factuur de enige wettelijk erkende vorm van facturering zijn voor transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. U kunt echter nog steeds een pdf- of papieren versie van de factuur versturen als aanvullende service naar uw klant, maar deze zal niet worden beschouwd als de wettelijk conforme factuur.
Voorbereiding en implementatie
Bedrijven moeten zich voorbereiden op deze overgang door hun factureringssystemen aan te passen aan de vereisten voor gestructureerde elektronische facturen. Dit kan inhouden dat u uw software-updates moet uitvoeren, personeel moet trainen en processen moet herzien om te voldoen aan de nieuwe regelgeving.
Conclusie
De verplichting om gestructureerde elektronische facturen te gebruiken vanaf 2026 vertegenwoordigt een belangrijke verandering in de manier waarop bedrijven hun administratieve processen beheren. Door deze stap te omarmen, kunnen bedrijven profiteren van verbeterde efficiëntie en nauwkeurigheid in hun factureringsprocessen. Het is belangrijk om tijdig actie te ondernemen en ervoor te zorgen dat uw systemen en processen volledig voldoen aan de nieuwe vereisten om een soepele overgang te garanderen.
Voor vragen of verdere informatie kan je steeds contact opnemen met ons.
